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MarTech 如何起步?從自動化你的工作開始
Google Drive 雲端硬碟搭配的各個文書處理工具及協作平台,除了能共同協作編輯以外,另外一大特點是可透過 Google App Script 用程式碼控制文件的處理流程。
應用的情境:報表自動下載並寄信給客戶、成員中有人編輯文件的通知、串連廣告系統資料、Line 通知推播、收到客戶信件的副檔自動上傳到 Google Drive… 等等。
正常的使用情況下皆為免費(超量使用的配額參考)
什麼樣的工作狀況適合使用:
- 需處理固定且重複的例行工作
- 想自動Google產品的任何動作
各種職業都適用的情境
內容目錄
Google App Script 能做到哪些事?
以下列舉15項常見的工作
- 一次性發送有附檔案的 Email 給全部同事
- 工作表自動複製到另一個工作表
- 自動回覆表單的提交
- 自動將特定表格內容發到 slack 或 line
- 自動上傳 Email 裡的附件到 Google Drive 中儲存
- 自動產生 Google 簡報
- 每天早上收到工作所需的 KPI 狀態(廣告狀態、廣告花費…等)
- 追蹤網站的數據並透過 Email 或 Line 推播
- 根據工作表的內容自動發 Twitter
- 將表單轉為 PDF
- 建立聊天機器人
- Google Analytics 數據分析自動化
- 批次產生 QR Code 供行銷人員使用
- 批次更改雲端中文件的所有權
- 將圖像轉存到工作表或文檔中
不同的職業、部門都會有各自工作中的需求,歡迎告訴我們你最想自動化的工作是哪一項?我們將協助你完成。
Google 線上編輯優點
- 速度快
使用 Google Sheet 開啟多達 60 個工作分頁的報表檔案時,比本機的 Excel 還要快上許多,電腦也不會因為開檔案而當機,減少了公司設備汰換的成本。 - 即時儲存
工作時最怕在處理資料時電腦突然當機,即使有自動復原或備份仍顯示檔案損毀。Google Workspace 的雲端編輯平台有良好的速度及穩定度。 - 共同分享協作
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- 分享檔案和他人一起同步線上編輯。
- 分享檔案讓他人直接瀏覽或下載。
- 分享檔案公開網址。
- 設定權限區分內部和外部人員編輯或檢視功能。
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Google 線上編輯缺點
- 同事或成員不是 Google 愛用者
團隊中有成員以線下編輯為主,較不習慣使用 Google 產品,那麼共同編輯的效率就會稍微打折扣,無法改變每個人的工作習慣,但公司部門可開始導入相關工具讓成員們慢慢上手。 - Google Slide 和 PPT 功能相差較多
線下版的功能較複雜且完整,若有特別的設計及特效仍是使用 PPT 或 Keynote 操作較合適,但是單純的資訊傳達簡報像是公司的簡介或是內部資訊傳達則是 Google Slides 較利於資訊的擴散,以及有檔案用連結存取的便利性。
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