簡報技巧|製作一份清楚的簡報好重要!你必須要學會的幾件事

by | 5 月 29, 2024 | 簡報技巧

「簡報力即是競爭力」!
一份清楚的簡報會直接影響觀眾的理解、參與度和反應。
觀眾可以從一份清楚的簡報中輕鬆抓取重要訊息,當視覺和文字得到有效整合時,觀眾的理解力會增強,可以更好的的與觀眾溝通互動,甚至是加速做出決策的效率。下面一起來看看小編整理出你必須學會的幾件事吧!

在開始製作簡報前,首先要確定簡報的目的和目標,主要原因包括以下幾點:

  • 提升溝通的精準度:瞭解簡報的具體目的可以幫助你更精確地選擇和組織內容,提升溝通效率。
  • 增強受眾參與:幫助確保簡報能夠觸及受眾的需求,從而提高他們的注意力和參與度。
  • 確保一致性:簡報主題與目標請保持一致性,確保從開始到結束,每個部分都支持同個中心目標,這樣的一致性有助於建立信任並加強你的訊息。
  • 優化決策:簡報的目的可能是為了推進決策的過程。了解這一點可以幫助你提供正確的數據和分析。

內容結構

內容結構會影響簡報流程的安排,可以根據不同的簡報目的和場合來選擇適合的結構,以下介紹幾種較常見的簡報內容組織方法。

1. 便利貼法

這種組織方法適合創意發想、項目規劃階段。
把每個任務或目標各寫在一張便利貼上,將便利貼分組,以利簡報內容的組織排列!是個很好使用的方法,推推~

以簡單的商品推廣為例子,先把商品、策略、線下活動等等任務寫出來,
接下來加以分組排列,一方面也可區隔重點列組織成 Agenda!

2. 三幕劇公式法

三幕劇結構可以說是一個故事的根本。
包括三個節點:

  • 開始:劇情主題開始發展
  • 衝突:問題衝突出現,越演越烈
  • 結局:關鍵任務完成!
    舉凡「不可能的任務」、「復仇者聯盟」都是參考這樣的結構。

    此公式也可套用在簡報技巧!

3. 5W1H 法

是一種常用於簡報、新聞寫作、專案管理以及問題解決等多個領域的結構技巧。
它代表了以下六種問題,這種結構技巧幫助簡報者全面介紹目標或情況,確保所有重要的資訊不被遺漏。

  • 誰(Who):瞭解誰是簡報的核心參與者或誰將受到簡報內容的影響。
  • 什麼(What):描述簡報的主要內容、事件或問題。清楚說明你將討論什麼。
  • 何時(When):提供時間背景,包括事件發生的時間、簡報的時效性或相關事項的期限。
  • 哪裡(Where):指出地點。事件發生的地點、簡報的適用範圍或地理限制。
  • 為什麼(Why):解釋原因或簡報的目的。闡述簡報為何重要,以及其背後的動機或原因。
  • 如何(How):描述達成目標的方法、過程或解決策略。這包括將要採取的步驟、使用的方法或技術。

設計和視覺效果

以下提供 3 種常使用的設計呈現方式,基本上一份清楚的簡報使用到這些已經很厲害囉!

  • 圖像化:簡報中使用圖片、圖形和視覺元素來表達信息,而不是僅依賴文字。
    這種方式有助於抓住觀眾的注意力,並使抽象或複雜的概念更容易理解。
    (以下為範例參考)
  • 大字流:這種方法適用於強調重要的概念、數據。
    即使在觀眾距離較遠的情況下也能清楚閱讀和理解。
    (下面以敲敲數位行銷廣告健檢指南&報告為範例參考)
  • 半圖半文字:簡單來說就是視覺上圖片及文字呈現的一種方式。
    圖文並茂可提高信息的吸引力和記憶度。
    (下面以敲敲數位行銷簡報為範例參考)

簡報者是關鍵

即使做出了一份完整的簡報,能夠自在的表達出此次簡報目標的目的、並且與觀眾有良好的互動才是關鍵。
身為一個稱職的簡報者,請一定要提早到、流程預演、確認技術性相關設備無誤。

結語

上面敘述的:瞭解簡報目的、內容結構、視覺設計、簡報者是關鍵,這些都是關於製作一份清楚的簡報該熟悉的事項!但簡報技巧是非常需要經驗及透過學習才能精進的一項技能,希望以上分享可以為大家解惑。
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