關於使用 Google Sheet 想必你一定不陌生，比起線下的作業軟體，除了 Google 本身各項服務間有較好的整合外，Google Sheet 的多人同步編輯功能也為我們帶來許多好處，這能夠讓團隊多人即時共筆編輯，也會針對各個使用者編輯的版本作儲存，而這些編輯紀錄，讓我們在各個時刻都能更好的控制歷來的版本，那當然更別說雲端即時儲存的功能了，這個特點想必是眾多辦公族的福音，哪天電腦遭遇「天災」或是「人禍」都不需害怕心血白費，大大降低了資料丟失的風險！

除了上面提到的特點，今天整理了６個你可能不知道的實用功能，學會這些一定讓你辦公效率加倍，一起看下去吧！

實用功能 1：保護工作範圍 ✦ 再不怕資料被誤刪

我們在共筆時，最害怕的就是有其他人不注意誤改或誤刪到自己花時間整理的資料，這時保護自己也保護別人，你需要使用「保護工作範圍」的功能。

首先，到你要保護的資料範圍，可以是某個工作表頁籤，也可以是某範圍的儲存格。

・保護工作表

「資料」>「保護工作表和範圍」

・保護儲存格

「按右鍵」>「查看更多欄動作」>「受保護的範圍」

保護儲存格

跳個會跳出「設定權限」的按鈕，點下去詳細設定你想保護的範圍有哪些使用者可以編輯。

之後只要沒有權限的人點擊受保護範圍，就會出現下面這樣的警告，並也無法編輯。

實用功能 2：版本紀錄 ✦ 還原版本、找出誰改動了資料

如果很不幸的，並沒有設定保護範圍，重要的資料被改動，想要找出操作者（兇手）是誰，那一定要學會看「版本紀錄」，找出該時間點、該操作人員、修改到了哪部分的資料，也可以把資料還原成先前的版本。

看到右上角的時鐘小標誌並點下去，接著即可查找該時間點的版本資料或還原該版本。

實用功能 3：條件式格式設定 ✦ 從一堆數據中快速辨識數值差異

今天如果有一大堆資料，我需要快速的從中找出我想要的項目，那麼就使用「條件式格式設定」這個功能！

#舉例：我要從資料中找出分數大於 200 分的同學，先選到你要篩選的欄位C（分數），接著按右鍵「條件式格式設定」，並設定一下你的格式規則是什麼。

以範例來說，就是選擇「大於或等於」200，這邊標示的顏色我選了紅色，左邊就能看到分數 200 分同學被標出來。

若今天是想從數據堆中快速地找出趨勢、變化或極端值，可以選用「條件式格式設定內」的「色階」來標示。

實用功能 4：資料驗證 ✦ 清楚判斷項目核對狀態

若要常常在表單輸入一些狀態，譬如：「執行中」、「已完成」、「審核中」，或是會多次、頻繁輸入相同文字時，就非常適合使用，而「資料驗證」其中比較常用的大約可以分成今天介紹的３種型態：「內容驗證」、「下拉選單」、「核取方塊」。

・內容驗證

我們先將使用者可能會輸入資料且需要檢查正不正確的範圍選起來
點按右鍵 >「查看更多儲存格動作」>「資料驗證」>選擇你的檢查條件

#舉例：假設品牌在安排社群貼文時，每一則貼文可投廣預算不得超過 10,000 元，那這邊可以設一個條件是範圍內的值需「小於等於」10,000，若不符合條件則「顯示警告」或嚴厲一些「拒絕無效的輸入內容」。

・下拉選單

若時常需要在表單重複輸入一樣的資料覺得麻煩，不妨試試「下拉選單」的功能，直接把常會輸入的內容製作成選單，每次就不用再打字輸入，之後就只需要動動小手點起來就好囉！

#舉例：品牌時常需要輸入「門市折扣」、「官網新品」、「官網折扣」，選擇想要點選清單的範圍，
點按右鍵 >「查看更多儲存格動作」>「資料驗證」>「下拉式選單」或「下拉式選單（來自某範圍）」

▼下拉式選單（來自某範圍）

▼設定成功就能在儲存格點選啦！

・核取方塊

協助你更好檢查項目，確認完成的打勾小方塊。

#舉例：品牌最後決定貼文是否投廣之前，還需要做一次最後的審查，
點按右鍵 >「查看更多儲存格動作」>「資料驗證」>「核取方塊」
這邊就會看到有小方塊跑出來可以勾選，若刪除方塊，輸入其他內容，儲存格也會顯示警告喔！

實用功能 5：語言翻譯 ✦ 原始資料霧煞煞，Google Translate 來拯救你～

在日常或工作上常常會有機會碰到多種語言的文字，在 Google Sheet 使用 Google Translate 公式，讓你快速翻譯出多國語言！只要在要顯示的儲存格輸入 =GoogleTranslate(文字, 來源語言,目標語言)，若無法判段原始文字為哪種語言，可以輸入”auto”

#舉例：我要將儲存格 A2 翻譯成繁體中文，就可以輸入 =GOOGLETRANSLATE(A2,“auto”,“zh-tw”)

實用功能 6：點連結新增副本或下載 ✦ 有提供公開模板或範本超好用！

想要在網路上分享自己做好的 Google Sheet 範本、模板或是看到某某大神做的試算表很不錯想要複製一份參考，那麼除了開啟共用以外，可以在連結後方將 /edit 改成 /copy，即可讓用戶點擊就建立副本！

或是點擊連結即可下載！

首先複製該試算表的分享連結▼

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1HVxVBvXi0GbDJP8_fX8jE8k4BU7FUwIFmU3gniukFwQ/edit?usp=sharing

並將後面這段 edit?usp=sharing 改成 export?format=xlsx

連結會長得像▼

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1HVxVBvXi0GbDJP8_fX8jE8k4BU7FUwIFmU3gniukFwQ/export?format=xlsx

使用者只要點擊這個連結，就會自動下載 xlsx 格式的檔案，無需透過任何分享權限或人工傳輸的動作囉！

結語

以上就是整理出小編覺得 Google Sheet 一些滿實用的小功能！

很多其實都是平時使用試算表很看見，但沒有好好花時間了解，現在馬上學起來，以後就只要動動小手使用這些功能，不僅不會花太多時間，還能大幅提升你的工作效率唷！